Destinatário da nota: inscrição estadual e tipo de contribuinte
Boa parte das notas recusadas trava em dois campos do destinatário que precisam contar a mesma história: a inscrição estadual e o tipo de contribuinte.
OS DOIS CAMPOS
Na nota, no bloco Dados do destinatário:
- Inscr. estadual (o nome aparece abreviado)
- Tipo de contribuinte
No cadastro, em Cadastros › Clientes, abrindo o cliente, aba Dados gerais:
- Inscrição estadual (aqui por extenso)
- Tipo de contribuinte
Esses campos aparecem quando o cliente está cadastrado como pessoa jurídica.
AS TRÊS OPÇÕES DE TIPO DE CONTRIBUINTE
- Contribuinte ICMS — tem inscrição estadual
- Contribuinte ISENTO — é contribuinte, mas dispensado de inscrição
- Não contribuinte — não é contribuinte de ICMS
A REGRA QUE EVITA A MAIORIA DOS ERROS
Os dois campos precisam concordar:
- tem inscrição → preencha a inscrição e marque Contribuinte ICMS;
- não tem inscrição → deixe a inscrição vazia e marque Isento ou Não contribuinte.
Inscrição vazia com tipo de contribuinte, ou inscrição preenchida com tipo isento: os dois casos fazem a nota voltar.
UM COMPORTAMENTO QUE CONFUNDE
No cadastro do cliente, assim que você digita a inscrição estadual, o Tipo de contribuinte muda sozinho para Contribuinte ICMS.
Quem preenche a inscrição "só para guardar o dado" e depois volta o tipo para Isento acaba com os dois preenchidos — e a partir daí toda nota para aquele cliente é recusada. É a explicação de quando alguém diz que "não mexeu em nada".
DUAS FAMÍLIAS DE PROBLEMA, COM SAÍDAS DIFERENTES
1. O dado do seu lado está errado. Inscrição digitada com um dígito trocado, inscrição de uma filial com o CNPJ de outra, tipo de contribuinte que não corresponde.
Isso se resolve aqui: corrija na nota para sair agora, e no cadastro do cliente para não repetir.
2. A situação do destinatário na SEFAZ. Inscrição baixada ou suspensa, destinatário bloqueado, inscrição vinculada a outro CNPJ, inscrição inexistente.
Isso não se resolve no sistema. O cadastro pode estar inteiramente certo e a nota continuará voltando. Quem regulariza é o próprio destinatário, junto à secretaria da fazenda do estado dele.
Vale avisar o cliente dele: muita empresa nem sabe que está com a inscrição inativa.
CLIENTE COM FILIAIS
Cada filial tem CNPJ e inscrição próprios. Um cadastro só, com o CNPJ de uma unidade e a inscrição de outra, gera recusa toda vez.
O melhor é um cadastro por CNPJ.
NA NFC-e É O CONTRÁRIO
A nota do consumidor não aceita inscrição estadual do comprador. Se você vende no balcão para um cliente cadastrado como empresa, o dado vai junto sozinho e a NFC-e volta.
O QUE NÃO FAZER
Apagar a inscrição e marcar o cliente como isento só para a nota sair é informar um dado que não corresponde à realidade. Se a operação precisa mesmo de outro enquadramento, quem confirma isso é a contabilidade.