Modelos de e-mails: personalizar o texto que vai ao cliente

Toda vez que o sistema envia um documento por e-mail, o texto vem de um modelo. Dá para personalizar cada um com o jeito da sua empresa, em vez de usar o padrão.

ONDE FICA
Há dois caminhos para a mesma tela, e saber disso evita procura:
- Configurações › Modelos de e-mails, no menu principal;
- pelas Opções auxiliares de cada módulo, em Modelo de e-mail.

Tanto faz por qual entrar: os dois abrem a mesma listagem.

ATENÇÃO A UMA MUDANÇA
Orçamento, Venda e Ordem de serviço NÃO aparecem mais nesta tela. Esses três passaram a ser editados em Mensagens, que é uma tela própria de cada módulo: Vendas › Opções auxiliares › Mensagens, Orçamentos › Opções auxiliares › Mensagens e Ordens de serviços › Opções auxiliares › Mensagens. Se você procura o texto do e-mail da venda ou do orçamento e não encontra aqui, é por isso — não é falha nem falta de permissão.

O que continua nesta tela são os modelos dos demais documentos: Contrato, Assinatura, Locação, Boleto bancário, Link de pagamento, Compra, NF-e, NFS-e e NFC-e.

COMO EDITAR
Na listagem, cada linha tem as ações de visualizar e editar. Ao editar, são dois campos:
- ASSUNTO — o título que o cliente vê na caixa de entrada;
- MENSAGEM — o corpo do e-mail.

Logo abaixo há o link "Ver as tags que podem ser utilizadas no conteúdo do e-mail", que abre a lista das variáveis daquele tipo de documento. Vale abrir antes de escrever: as variáveis NÃO são as mesmas em todos os modelos.

Não existe adicionar nem excluir modelo, e isso é de propósito: os modelos vêm prontos com o sistema e você edita o que precisa. Na primeira vez que você salva, o sistema guarda uma cópia sua, sem mexer no original.

AS VARIÁVEIS
O texto aceita variáveis entre colchetes, que o sistema troca pelos dados reais na hora do envio. Por exemplo:
- [data] — a data do documento
- [valor_total] — o valor total
- [codigo] — o número do documento
- [nome_cliente] — o nome de quem vai receber

CUIDADO AO EDITAR
Se você apagar uma variável, a informação simplesmente deixa de aparecer no e-mail — o sistema não avisa. E digitar a variável errada faz o texto sair com os colchetes cru para o cliente.

O modelo vale para todos os envios daquele tipo de documento, inclusive os automáticos disparados pela situação. Então ajustar o texto uma vez resolve para sempre, em vez de reescrever a cada envio.