CT-e recebido: importar o XML e buscar na SEFAZ

O QUE ESTA TELA FAZ

Dentro do aplicativo CT-e existe a tela Importar XML, usada para dar ENTRADA em conhecimentos que já existem — não para emitir. Ela tem dois lados, um ao lado do outro: "Importar XML manualmente" e "Importar XML automaticamente" (botão Importar da Sefaz). São caminhos diferentes, com regras diferentes. Antes de qualquer coisa, saiba por qual dos dois você tentou. O conhecimento importado entra na LOJA que está aberta no momento.

Nos dois lados, importar apenas CADASTRA o conhecimento. Não transmite nada para a SEFAZ e não cria lançamento financeiro: gerar o financeiro é outra ação, dentro do conhecimento.

IMPORTAR XML MANUALMENTE

Você clica em Selecionar arquivo XML e escolhe um ou vários arquivos de uma vez. Cada arquivo é conferido separadamente, nesta ordem:

1. Precisa ser um XML de CT-e. O que não for é contado como arquivo de XML inválido.
2. O CNPJ do EMITENTE do conhecimento precisa ser igual ao CNPJ da loja aberta. Se for diferente, o conhecimento é separado e a mensagem diz, pelo número, que ele não pertence à sua empresa.
3. Não pode já existir um conhecimento com aquele mesmo NÚMERO na sua empresa. A conferência é só pelo número do CT-e — não olha série, não olha chave e não separa por loja: número já usado em qualquer loja da empresa barra a importação, com a mensagem de que já existe na base de dados.

Só o arquivo que passa nas três conferências é gravado. Fora desses três casos, o que sobra é erro na leitura ou na gravação do arquivo, e aí o sistema mostra o nome do arquivo e o motivo. A resposta vem somada — os barrados por já existirem e por CNPJ diferente aparecem citados pelo NÚMERO, e os inválidos aparecem como quantidade — e depois o sistema leva você para a lista de Conhecimentos, inclusive quando nada entrou. Quando nada é separado, aparece "Conhecimentos importados com sucesso!".

Antes do envio a tela ainda avisa "Arquivo não suportado, envie arquivos em formato XML de até 5 MB." quando o arquivo não termina em .xml ou passa de 5 MB. Esse aviso não interrompe o envio: os arquivos seguem assim mesmo, e o que não for XML de CT-e volta contado como inválido. Ver o aviso e a importação acontecer não é contradição.

O PONTO QUE MAIS CONFUNDE: EMITENTE É A TRANSPORTADORA

No CT-e, emitente é quem prestou o frete. A importação manual exige emitente igual ao CNPJ da loja, então ela só aceita o XML de CT-e emitido pela SUA empresa. O XML que a transportadora te enviou tem o CNPJ dela no emitente, e por isso é recusado com "não pertence a sua empresa".

Vale saber: o texto que aparece nessa metade da tela fala em importar os conhecimentos recebidos das suas transportadoras. Na prática, a regra do sistema é a de cima — o convite da tela e o comportamento não combinam. Não é defeito do seu arquivo e não adianta repetir o envio. O CT-e recebido de terceiro entra pelo outro lado da tela, a busca na SEFAZ, que trabalha pelo tomador.

IMPORTAR DA SEFAZ

A tela informa que o sistema se conecta à Sefaz pela internet para baixar e arquivar na sua conta os XML de CT-e emitidos nos últimos 90 dias para o CNPJ da sua empresa. Esse é o texto da tela; o que de fato vem é o que a SEFAZ devolver a partir do último documento já lido pela sua loja. Não prometa outro prazo.

Antes de consultar, o sistema verifica o certificado digital da loja. Sem certificado válido a consulta nem sai, e a mensagem pede para acessar as configurações e atualizar o certificado digital.

Depois disso vale o intervalo mínimo de 1 hora por loja. Se você tentar antes, a resposta é "Aguarde antes de consultar novamente a SEFAZ", seguida de "Tente novamente após" com a data e a hora liberadas.

As respostas da SEFAZ que o sistema trata em separado são três. Nenhum documento localizado: aparece "Nenhum CT-e novo encontrado na SEFAZ". Documentos localizados: o sistema processa o que veio. Consumo indevido: a SEFAZ está barrando por excesso de consultas, o sistema mostra o motivo que ela mandou, e essa tentativa também conta como consulta — a espera de 1 hora recomeça; nesse caso específico a mensagem não traz o horário de liberação. Qualquer outra resposta é devolvida com o texto do motivo da própria SEFAZ, e quando ela não manda texto aparece "Não foi possível consultar a SEFAZ".

O QUE ENTRA E O QUE É IGNORADO NA BUSCA

Nem tudo que a SEFAZ devolve vira conhecimento. Fica de fora, contado como ignorado: o resumo, quando não vem o documento completo; o documento que o sistema não conseguiu ler; o CT-e sem chave de acesso; o CT-e em que o tomador (quem paga o frete) não é o CNPJ da loja, inclusive quando o tomador não está identificado por CNPJ; e a chave que já existe naquela loja. Entram só os documentos completos em que o CNPJ da LOJA é o do TOMADOR e a chave ainda não está na loja. Por isso o resultado vem como "X novo(s) CT-e encontrado(s)" e o restante aparece como ignorado. Quando nenhum sobra, a mensagem é "Nenhum CT-e novo para esta loja". Terminando, o sistema leva você para a lista de Conhecimentos.

A consulta continua do ponto onde parou na vez anterior. Cada clique lê um lote a partir desse ponto: se havia muita coisa acumulada, pode ser preciso repetir a busca mais vezes, respeitando a hora de intervalo — e o sistema não avisa que ficaram documentos para trás. Repetir a busca não traz de novo o que já veio e não duplica conhecimento.

O QUE COSTUMA DAR ERRADO

"Importei e não apareceu": leia a mensagem, ela traz o número do CT-e e o motivo. Quase sempre é CNPJ do emitente diferente do CNPJ da loja, ou conhecimento com aquele número já cadastrado.

"Diz que o CNPJ é diferente": confira em qual loja você está. O emitente do arquivo precisa ser a loja aberta. XML de outra transportadora sempre cai aqui.

"Diz que já existe na base de dados": alguém já cadastrou um conhecimento com aquele número na empresa, em qualquer loja e em qualquer série.

"Importei da SEFAZ e veio zero": ou a SEFAZ respondeu que não há documento novo, ou vieram documentos e nenhum com a sua loja como tomador, ou tudo que veio já estava na loja.

"Pede para aguardar": o intervalo de 1 hora ainda não terminou; a própria mensagem informa o horário liberado.

"Consumo indevido": é bloqueio da SEFAZ por consultas repetidas. Espere e tente mais tarde. Não existe reprocessamento automático — a busca só acontece quando alguém clica no botão Importar da Sefaz.

"Importei duas vezes, duplicou?": não. No lado manual, número repetido é recusado; na SEFAZ, chave já existente na loja é ignorada.

"Importei e o financeiro não foi lançado": a importação não gera financeiro em nenhum dos dois lados. Veja a fonte de cadastro e financeiro do CT-e.

Se a busca na SEFAZ responder "Você não possui acesso a esta área!" e devolver você para a área de CT-e, é permissão do usuário para essa ação, conferida à parte das demais telas do CT-e — veja a fonte de permissões do CT-e.

IMPORTAR NF-e DENTRO DO CONHECIMENTO

É outra coisa e fica em outro lugar: dentro do formulário do conhecimento existe Importar NF-e, para enviar o XML das notas recebidas e aproveitar os dados no CT-e. Depois de processar, a tela mostra as notas lidas e você escolhe, item por item, o que aplicar: remetente, destinatário, informações da carga e chaves de acesso — cada um pode ficar como "Não aplicar". A própria tela pede para conferir as informações extraídas antes de aplicar ao formulário.

Três detalhes dessa tela: se dois arquivos do mesmo lote trouxerem a mesma chave de acesso, o segundo é recusado e a mensagem aponta o arquivo que já tinha aquela chave; nota cancelada ou denegada é lida, mas vem DESMARCADA na lista, com aviso — se quiser incluir mesmo assim, marque na mão; e a nota cuja chave já está no formulário do CT-e aparece como já aplicada.

Cadastro do conhecimento e geração do financeiro estão na fonte "CT-e: cadastrar o conhecimento e gerar o financeiro". Quem é emitente, tomador, remetente e destinatário está em "CT-e: os papéis na operação e o que a carta de correção resolve". Esta fonte não repete nenhuma das duas. MDF-e é outro documento, com pasta própria.