Permissões da Área da Contabilidade: documentos por departamento, mensagens e tipos de documentos
A Área da Contabilidade tem a própria lista de permissões, separada da lista do sistema do seu cliente. Quando alguém da equipe do escritório não enxerga um departamento de documentos, confira nesta ordem.
1. VOCÊ ESTÁ OLHANDO A LISTA CERTA?
A Área da Contabilidade tem as próprias telas de Usuários, Grupos de usuários e Permissões, e a lista que aparece nelas é só a daqui. Quem abriu a tela de permissões dentro do sistema de um cliente e não achou nada da contabilidade caiu nisso: são duas listas diferentes, cada uma no seu lugar.
Detalhe que confunde: nesta lista o item que dá acesso às unidades aparece com o nome Escritórios, e não Lojas.
Outro detalhe: a Área da Contabilidade é uma parte do próprio sistema, e não um aplicativo — não tem card em Meus aplicativos, não tem Testar grátis e não é vendida à parte.
2. O USUÁRIO OU O GRUPO DELE TEM A PERMISSÃO?
Quem manda é o grupo de acesso: o usuário herda o que o grupo dele tem, e você ajusta por cima, pessoa a pessoa. Vá em Configurações › Usuários e clique no cadeado da linha. Para mexer no grupo inteiro, use o botão Grupos de usuários, nessa mesma tela, e o cadeado da linha do grupo.
Usuário ou grupo master não tem tela de permissões: o cadeado só abre o aviso de que o master não pode ser alterado.
3. OS DOIS NOMES DA MESMA COISA
Este é o engano nº 1 aqui. Na lista de permissões, o bloco Documentos traz os cinco departamentos com os nomes Administrativo, Contábeis, Fiscais, Pessoal e Registros de empresas. No menu do escritório os mesmos cinco aparecem como Administrativo, Departamento contábil, Departamento fiscal, Departamento pessoal e Registro de empresas. Quem procura "Departamento fiscal" na lista de permissões não acha — ali está escrito Fiscais.
4. AS QUE MAIS GERAM CHAMADO
Cada departamento é uma linha separada, com o mesmo conjunto embaixo: Listar, Visualizar, Enviar mensagem, Deletar e Baixar documento. Liberar um departamento não libera os outros, e é o engano mais comum.
- Listar é o que faz o departamento aparecer no menu. Sumiu do menu, é ele.
- Enviar mensagem é separada de Listar: dá para ver os documentos e mesmo assim não conseguir mandar nada para o cliente.
- Mensagens é um bloco à parte da lista, com Listar, Visualizar, Enviar mensagem e Deletar próprios. Liberar os departamentos não libera Mensagens.
- Tipos de documentos fica dentro do mesmo bloco Documentos, com Listar, Visualizar, Adicionar, Editar e Deletar. É por Editar que se muda a marcação que permite ao cliente enviar aquele tipo — quem só tem Listar não consegue.
- Baixar documento tira o botão de download da tela, mas não é uma barreira absoluta para quem já está com o escritório aberto. Se a intenção é tirar o acesso àquele departamento, o caminho é desmarcar Listar.
5. MARCADO E AINDA ASSIM NÃO VÊ
Se a caixinha está marcada e a pessoa continua sem ver os documentos de um cliente, olhe o vínculo de escritório: a lista traz apenas o que pertence às unidades às quais aquele usuário está vinculado. Confira o vínculo antes de mexer de novo nas permissões.
6. QUANDO A DÚVIDA É OUTRA
Para o que cada tela faz por dentro, use as fontes de documentos, mensagens e tipos de documentos da Área da Contabilidade. Para exportações, certificados, DAS MEI e troca de CFOP, use a fonte irmã de permissões.