Área da Contabilidade: escritórios e quem acessa cada um
Escritório de contabilidade com mais de uma unidade cadastra todas na mesma conta e trabalha as duas de um lugar só. Quem faz isso é Configurações › Escritórios.
O PRIMEIRO ESCRITÓRIO JÁ EXISTE
O escritório principal é o que você preencheu em Configurações › Dados da empresa quando se cadastrou. A tela de Escritórios é para os DEMAIS — e para editar todos depois.
O QUE VAI NO CADASTRO
Em Adicionar você preenche, em blocos:
- DADOS GERAIS — o SISTEMA CONTÁBIL usado por aquele escritório, razão social, CNPJ, inscrição estadual, inscrição municipal, regime tributário, regime especial de tributação e CNAE principal;
- as INSCRIÇÕES DE SUBSTITUTO TRIBUTÁRIO, se o escritório tiver inscrição em outro estado;
- CONTATO — telefone, celular, e-mail e site;
- ENDEREÇO completo.
Depois de cadastrado, cada escritório pode ser visualizado, editado ou excluído pela listagem.
O CAMPO QUE MAIS IMPORTA: SISTEMA CONTÁBIL
Ele é POR ESCRITÓRIO, não um só para a conta inteira. E é ele que decide o layout do arquivo da exportação contábil.
Na prática: se dois escritórios usam sistemas contábeis diferentes, cada um precisa do seu campo preenchido — e o arquivo sai conforme o escritório de quem está exportando. Escritório novo cadastrado sem esse campo é uma causa comum de "a exportação contábil parou de funcionar" logo depois de abrir uma unidade.
QUEM ENXERGA CADA ESCRITÓRIO
No próprio cadastro do escritório existe o bloco PERMISSÕES DE USUÁRIOS, com o aviso de selecionar os usuários que podem ter acesso a esta unidade. Os usuários aparecem agrupados pelo grupo a que pertencem, e você marca um a um.
Um detalhe: o usuário master fica sempre marcado e não pode ser desmarcado — é o dono da conta, e ele enxerga tudo por definição.
O vínculo também aparece no caminho contrário, no cadastro de cada usuário, onde se marcam os escritórios a que ele tem acesso. É a mesma amarração, vista dos dois lados.
USUÁRIOS DO ESCRITÓRIO
Cada pessoa da equipe tem o próprio login, em Configurações › Usuários. As permissões funcionam exatamente como no ERP: há a permissão do USUÁRIO e a do GRUPO a que ele pertence, e a tela de permissões tem os atalhos de liberar todas e bloquear todas.
O grupo se cria em Grupos de usuários, com um nome; assim que você salva, o sistema já abre a tela de permissões daquele grupo, para você marcar o que ele pode. É o caminho mais rápido quando várias pessoas devem ter o mesmo acesso — em vez de repetir a configuração pessoa por pessoa.