Assinatura Digital: visão geral do aplicativo e onde está cada resposta

Esta é a visão geral da Assinatura Digital: o que o aplicativo faz, o caminho do documento do início ao fim, as palavras que aparecem nas telas e em qual artigo está o detalhe de cada assunto.

O QUE O APLICATIVO FAZ

O aplicativo de Assinatura Digital envia documentos para serem assinados eletronicamente, com validade jurídica e rastro de quem assinou, quando e de onde.

Onde ele muda a rotina: contrato de serviço, contrato de locação, aprovação de orçamento de valor alto e autorização de ordem de serviço. Deixa de depender de imprimir, assinar, digitalizar e devolver — que é onde o negócio esfria.

NÃO CONFUNDA COM O CERTIFICADO DIGITAL DA NOTA FISCAL

É a confusão mais frequente. O certificado digital da nota assina documento fiscal perante a SEFAZ. A assinatura digital daqui é para documento comercial entre você e o seu cliente: contrato, proposta, autorização, termo. São coisas diferentes. Se a dúvida é nota rejeitada, senha do certificado da nota ou validade dele, o assunto é fiscal e não é este aplicativo.

Existe, por outro lado, certificado digital DENTRO deste aplicativo: o que o sistema aplica sozinho sobre o arquivo assinado e o que o próprio signatário usa para assinar. São três certificados ao todo, explicados no artigo "Assinatura Digital: assinar com certificado digital — o do signatário (A1/WebPKI) e o do sistema".

O FLUXO, DO INÍCIO AO FIM

1. o documento entra no aplicativo;
2. você indica os signatários, as pessoas que vão assinar;
3. cada signatário recebe um link, pelo canal escolhido para ele;
4. quem abre o link assina, ou recusa quando o documento foi criado permitindo recusa;
5. quando todos assinam, o documento fica com situação Assinado e o arquivo assinado fica disponível.

O envio acontece no CADASTRO do documento. Não existe rascunho, e a ação Confirmar documento não é o envio: se você cadastrou o documento, ele já foi enviado.

DE ONDE O DOCUMENTO PODE NASCER

Em toda conta, o documento nasce de um destes dois caminhos:

Arquivo enviado por você. É o caminho manual, o mais conhecido: você sobe o PDF e escolhe quem assina.
Modelo. O texto já está pronto. O modelo tem dois usos: por você, de dentro do sistema, e por um link público, em que a própria pessoa preenche os campos e assina na hora.

O modelo não é só um link: são dois usos do mesmo modelo, e eles se comportam diferente.

O MENU DO APLICATIVO

Início, Documentos, Modelos, Contatos, Relatórios e Configurações.

Documentos é o que foi enviado e em que pé está, e é também onde ficam as pastas. Contatos é o cadastro de signatários do próprio aplicativo, com base própria. Modelos são documentos prontos com campos a preencher, para o que se repete. Relatórios traz volume por período e por signatário.

Usuários, grupos e permissões não ficam nas telas de documentos: o aplicativo apenas lê a permissão já gravada no usuário.

PASTA NÃO SERVE SÓ PARA ORGANIZAR

As pastas ficam em Documentos e ajudam a organizar, mas elas também controlam quem enxerga o quê. Pasta sem nenhum usuário vinculado é aberta; no instante em que você vincula um usuário, ela vira restrita.

DOIS CÓDIGOS DE 6 DÍGITOS DIFERENTES

Vale saber de qual dos dois se trata, porque as regras deles são opostas.

Um é o token de autenticação do signatário no documento, pedido na hora de assinar.
O outro é o código de acesso da Área do assinante, a tela em que o signatário acompanha os documentos dele.

Nenhum desses códigos deve ser repassado a outra pessoa, nem ao atendimento.

Onde encontrar cada assunto

  • As cinco situações do documento: "Assinatura Digital: as situações do documento".
  • O signatário não recebeu o link, reenvio e outros canais: "Assinatura Digital: o cliente não recebeu o link".
  • Expiração, cancelamento e exclusão: "Assinatura Digital: expiração, cancelamento e exclusão".
  • Saldo da carteira, o que consome e como recarregar: "Assinatura Digital: custo e saldo da carteira".
  • Por que Confirmar documento não envia nada: "Assinatura Digital: Confirmar documento não envia nada — quem envia é o cadastro".
  • De quem está pendente, as funções do signatário e o histórico: "Assinatura Digital: de quem está pendente — situação por signatário, função e histórico".
  • O que acontece quando o signatário abre o link, assina ou recusa: "Assinatura Digital: o que acontece quando o signatário abre o link".
  • Assinar com certificado digital: "Assinatura Digital: assinar com certificado digital — o do signatário (A1/WebPKI) e o do sistema".
  • Token de 6 dígitos, selfie e foto do documento: "Assinatura Digital: token, selfie e foto do documento".
  • Lembrete automático: "Assinatura Digital: lembretes automáticos de assinatura".
  • Modelos e o link compartilhado do modelo: "Assinatura Digital: modelos de documento".
  • Resumo do documento e mensagem do convite feitos por IA: "Assinatura Digital: resumo do documento e mensagem do convite geradas por IA".
  • Conferir se o documento assinado é autêntico: "Assinatura Digital: como conferir se o documento assinado é autêntico — Número, hash e QR Code".
  • Automatizar pela API: "Assinatura Digital: o que dá para automatizar pela API do aplicativo".
  • O que cada caixa da tela de permissões libera: "Assinatura Digital: o que cada caixa da tela de permissões libera".
  • Quem enxerga o quê, pastas restritas e acesso ao aplicativo: "Assinatura Digital: quem enxerga o quê — permissões, pastas restritas e acesso ao aplicativo".
  • A tela do signatário: "Assinatura Digital: Área do assinante".

Confusões comuns

  • Certificado digital da nota fiscal não é assinatura digital. Nota rejeitada, senha ou validade do certificado da nota são assuntos fiscais.
  • O token do documento e o código da Área do assinante são dois códigos diferentes, com prazos e regras próprios.
  • Confirmar documento não envia o documento: quem envia é o cadastro.
  • A assinatura tem validade jurídica, com o rastro de quem assinou, quando e de onde. Dúvida sobre o conteúdo do contrato é assunto para o seu advogado.

Assinatura Digital dentro do emissor de notas

Acesso: Meus aplicativos › Ver todos os aplicativos › Assinatura Digital. Além dos itens comuns, o menu do aplicativo tem Emissor fiscal, que volta para o emissor de notas. Aqui o documento nasce de arquivo enviado ou de modelo.