Assinatura Digital: documento criado a partir do ERP e por modelo/link compartilhado
Quase todo mundo usa o aplicativo de um jeito só: sobe um PDF e escolhe quem assina. Existem outros caminhos, e eles mudam tudo o que já vem pronto.
DE ONDE UM DOCUMENTO PODE NASCER
Arquivo enviado por você. É o caminho manual, o mais conhecido.
Registro do ERP. Você parte de uma venda, de uma compra, de um contrato. O documento nasce com o PDF e o signatário já preenchidos, e fica vinculado àquele registro.
Modelo. O texto já está pronto e o documento é gerado a partir dele. O modelo tem dois usos: de dentro do sistema, por você, logado; e por um link público, em que a própria pessoa preenche os campos, gera o documento e assina na hora.
A LISTA FECHADA DE REGISTROS QUE GERAM DOCUMENTO
Só estes registros do ERP geram documento para assinatura. A lista é fechada. Nenhum outro cadastro do sistema faz isso.
Pedido, em todos os tipos: orçamento de produtos, orçamento de serviços, venda de produtos, venda de serviços, venda no balcão, ordem de serviço, orçamento virtual e pedido virtual.
Cotação.
Compra.
Atendimento (chamado).
Locação.
Contrato de serviço.
Serviço recorrente (assinatura).
ONDE FICA A OPÇÃO NA COMPRA E NA COTAÇÃO
Na compra: Estoque › Compras › Produtos, menu ⋮ da linha, grupo Documentos, opção Solicitar assinatura (ou Ver assinatura, quando o documento já existe). A mesma opção está na visualização da compra, na seta do botão Editar.
Na cotação: Estoque › Cotações, menu ⋮ da linha, Solicitar assinatura ou Ver assinatura; na visualização, na seta do botão Editar.
Na visualização da compra e da cotação, a aba que mostra o documento se chama Assinatura (antes era "Solicitar assinatura"). Ela fica desabilitada enquanto não existe documento.
O PDF É O MESMO DA IMPRESSÃO DO REGISTRO
O arquivo não é montado de novo. O sistema busca o mesmo PDF que sai quando você imprime aquele registro e anexa ao documento. O nome do documento também vem do registro: tipo mais código, como Venda 1234, Orçamento 87, Ordem de serviço 12, Pedido 5, Cotação 55, Compra 40, Chamado 90, Locação 12, Contrato 7, Assinatura 3.
Consequência prática: se o layout da impressão está errado, o documento vai errado. Ajuste a impressão do registro antes de gerar, não depois.
O SIGNATÁRIO JÁ VEM PREENCHIDO — E NEM SEMPRE É O CLIENTE
Em pedido, atendimento, locação, contrato de serviço e serviço recorrente, o signatário é o CLIENTE do registro.
Em cotação e em compra, o signatário é o FORNECEDOR. Na cotação entra um signatário para cada fornecedor da cotação. Isso é desenho, não erro: quem assina uma compra é quem vende para você.
Vêm nome, e-mail, telefone (ou o celular) e CPF, copiados do cadastro. Se o registro foi feito com nome avulso, sem cliente ou fornecedor cadastrado, vem só o nome e o resto em branco.
O cadastro de cliente e o de fornecedor são do ERP, não do aplicativo. É lá que se corrige o e-mail. Veja as fontes de Cadastros do ERP.
O VÍNCULO COM O REGISTRO DE ORIGEM
Criado o documento, fica gravado um vínculo entre ele e o registro. Esse vínculo é o que faz a situação da assinatura aparecer junto do registro, por exemplo na listagem de vendas, que consulta o documento de cada pedido e mostra a situação com nome e cor.
Duas regras que vêm junto com o vínculo:
Enquanto o vínculo existe, o registro não pode ser editado. A mensagem é "Não é possível editar esse registro, pois existe documento digital vinculado ao mesmo." No formulário da compra, o aviso aparece no topo como "As informações não podem ser alteradas, pois existe documento digital vinculado a este registro." Esse bloqueio está nas telas de edição de venda de produtos, venda de serviços, venda no balcão, orçamento de produtos, orçamento de serviços, ordem de serviço, cotação, compra, atendimento, locação e contrato de serviço.
Cancelar ou excluir o documento desfaz o vínculo. O registro volta a ser editável e a situação da assinatura some da listagem. Cancelar encerra a coleta e preserva o documento; excluir apaga. Nos dois casos os signatários recebem um e-mail avisando do cancelamento ou da exclusão. Documento já assinado não pode ser editado, cancelado nem excluído.
GERAÇÃO AUTOMÁTICA PELA SITUAÇÃO
Pedido, contrato de serviço, locação e serviço recorrente também geram o documento sozinhos ao entrar numa situação configurada para isso. Ali os signatários vêm da configuração da situação (cliente, vendedor e, na ordem de serviço, o técnico), o documento cai na pasta definida na situação e a área de assinatura é posicionada automaticamente.
Nesse caminho o sistema confere antes se o registro já tem documento vinculado: se tiver, não gera um segundo e avisa que o registro já possui assinatura digital vinculada.
O LINK COMPARTILHADO DE UM MODELO
É o caminho que funciona ao contrário dos outros: em vez de você preencher e mandar para a pessoa, a pessoa preenche sozinha.
O modelo tem um endereço público no domínio da sua empresa. Quem abre preenche os campos do modelo (os obrigatórios são exigidos), o PDF é gerado na hora e a pessoa segue direto para a tela de assinatura. Esse endereço pode ser divulgado como você quiser.
Nesse caminho, por desenho:
O documento é criado na empresa, na loja e no usuário dono do MODELO, e cai na pasta do modelo. Não importa quem preencheu.
Não sai e-mail de solicitação de assinatura. A pessoa já está assinando.
A assinatura salva não é oferecida. A pessoa desenha a assinatura toda vez.
O documento nasce com um signatário em branco, e a exigência de e-mail do signatário — que existe no formulário comum — não é aplicada aqui.
QUANDO USAR CADA CAMINHO
Use o registro do ERP quando o que vai ser assinado é o próprio documento comercial: a venda, o orçamento, a ordem de serviço, a compra, o contrato. Você ganha o PDF certo, o signatário certo e a situação visível na listagem.
Use o modelo quando o texto é sempre o mesmo e quem varia é a pessoa: termo de adesão, autorização, ficha, consentimento. Pelo link compartilhado, serve para volume e para quem você nem tem cadastrado.
Use o arquivo enviado por você quando o documento é único, negociado caso a caso, e não corresponde a nenhum registro do ERP.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
"Gerei o documento e não enviou nada." A causa quase sempre é cadastro sem e-mail. O signatário é copiado do cliente ou do fornecedor; se o cadastro não tem e-mail, o campo vem vazio e o sistema recusa, avisando que o assinante não possui e-mail. Na geração automática pela situação é pior: nada é criado e a mensagem fica registrada no próprio pedido ou contrato. Ali há ainda uma segunda causa: se o usuário que cadastrou o registro estiver sem e-mail, a geração automática nem começa. Corrija o e-mail no cadastro do ERP e gere de novo.
"Não consigo mais editar a venda." Existe documento vinculado. Cancele ou exclua o documento e o registro libera.
"A situação da assinatura sumiu da listagem." Alguém cancelou ou excluiu o documento. Isso apaga o vínculo.
"Gerei pelo link compartilhado e o cliente não recebeu e-mail." Esse caminho não envia solicitação. Quem abre o link assina ali mesmo.
"Veio o fornecedor no lugar do cliente." Em cotação e compra é assim.
"O PDF está com informação errada." O arquivo é a impressão do registro. Corrija a impressão e gere outro documento; documento já assinado não muda.
"Diz que já existe assinatura digital vinculada." A geração automática pela situação não repete: enquanto houver documento vinculado ao registro, ela não gera outro. Cancele ou exclua o anterior.