Agenda: visão geral do aplicativo e do compromisso
O QUE É A AGENDA
A Agenda é o aplicativo de compromissos da operação: a visita marcada, a reunião, a entrega, o retorno para um cliente. Cada compromisso guarda o que precisa ser feito, quem responde por ele, com quem ele é, a data, a hora, o local e a situação em que está.
Esta fonte é a visão geral. Ela responde o que a Agenda é, onde ela fica e o que um compromisso guarda. Cada assunto mais fundo tem fonte própria, indicada no fim.
ONDE FICA A AGENDA
O caminho que sempre funciona é o painel do usuário. Clique na sua foto ou nas suas iniciais, no canto superior direito, vá até a seção FERRAMENTAS e escolha AGENDA. Por aí você entra em qualquer situação.
Existe também um atalho na barra do topo, um ícone de calendário, que mostra os próximos compromissos e leva para a agenda. Ele é condicional: só aparece para quem já tem compromisso como responsável ou como criador. Quem acabou de começar a usar não vê esse ícone, e isso não é falta de permissão nem limite do plano. A verificação fica guardada por sete dias, então o ícone pode demorar a aparecer.
Muita gente procura a Agenda no menu lateral ou na lista de Meus aplicativos, não encontra e conclui que ela sumiu. Não sumiu. O acesso é pelo painel do usuário, em Ferramentas.
A TELA EM UMA OLHADA
A Agenda abre direto na listagem de compromissos. A tela tem um calendário em cima e, logo abaixo, o quadro Compromissos para o período. Os dois mostram sempre o mesmo intervalo de datas, por isso mudar o mês no calendário muda a lista de baixo. Acima deles ficam o botão Agendar, o botão Mais ações, o campo Buscar compromisso e a Busca avançada.
O QUE UM COMPROMISSO GUARDA
Esta é a lista inteira dos campos do formulário do compromisso. Não existe outro campo além destes.
COMPROMISSO, o nome dele. É obrigatório.
RESPONSÁVEL, o usuário que responde pelo compromisso. É obrigatório e já vem preenchido com quem está criando. É ele que separa a agenda de cada pessoa, em vez de existir uma agenda única da empresa.
ENTIDADE, com quem o compromisso é. A lista é fechada: Cliente, Fornecedor, Transportadora, Funcionário e Outros. O campo abre em Cliente. Ao lado dele fica o campo da pessoa, que muda de nome conforme a entidade escolhida e busca no cadastro correspondente. Com Outros, você digita o nome livremente.
DESCRIÇÃO, o detalhe do que precisa ser feito.
DATA, obrigatória. Com a recorrência ligada, é a data do primeiro compromisso da série.
HORA e SITUAÇÃO.
LEMBRAR COM ANTECEDÊNCIA e CANAL DE ENVIO, que definem o aviso enviado antes da hora. Esses dois não aparecem quando a entidade é Outros.
LOCAL, onde o compromisso será.
SINCRONIZAR COM O GOOGLE AGENDA, um interruptor que só fica liberado quando o responsável escolhido tem conta do Google ligada. Ligado, aparece CONVIDADOS, para até 3 e-mails; com convidados, o Google envia o convite com o link do Google Meet.
ATIVAR RECORRÊNCIA DO COMPROMISSO, um interruptor logo abaixo da descrição, que só existe quando você está adicionando um compromisso. Ele cria a série inteira de uma vez, com até 52 compromissos.
O QUE VOCÊ VÊ DEPOIS DE SALVAR
Ao abrir o compromisso, ele aparece numa janela com uma linha por informação: Quando, Local, Responsável, Repete (em compromisso de série), Lembrete, Convidados e Reunião no Google Meet (quando existem), Descrição, Tarefa (quando veio de uma tarefa do CRM) e Cadastrado por. O histórico de trocas de situação fica na janela Alterar situação.
Repare na diferença entre Responsável e Cadastrado por. O responsável é quem vai cumprir o compromisso e pode ser trocado. Cadastrado por é quem criou o registro, e serve para você saber a origem dele.
OS CADASTROS QUE VOCÊ ALCANÇA DAQUI
De dentro da Agenda você abre as telas de cliente, fornecedor, transportadora, funcionário, usuários, grupos de usuários e permissões. São as mesmas telas e os mesmos cadastros do ERP, não uma base separada, e o que você alterar aqui vale no sistema inteiro. Como cadastrar ou editar essas pessoas, e como funciona a tela de permissões, se responde pelas fontes do ERP, não por esta.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
Não acho a Agenda. A causa é procurar no lugar errado: ela não fica no menu lateral nem em Meus aplicativos. Entre pelo painel do usuário, em Ferramentas.
O compromisso sumiu da lista. Antes de falar em perda de dado, confira três coisas nesta ordem. Primeiro o período, porque a tela abre sempre no mês atual e compromisso de outro mês fica fora do intervalo. Segundo a situação, porque situação marcada com Exibir na Listagem igual a Não some da lista e do calendário. Terceiro de quem é o compromisso e de qual loja, porque enquanto você não aciona a busca a tela mostra apenas os compromissos em que você é o responsável e apenas os da loja em que você está.
O interruptor de sincronizar com o Google Agenda está apagado. A causa é o vínculo ser de cada usuário, e não da empresa: ele só fica liberado quando o responsável escolhido ligou a própria conta do Google. Não é falta de permissão.
Dúvidas sobre a repetição (limite de 52, editar ou excluir os próximos da série) estão no artigo do compromisso que se repete.
Não recebi o lembrete. O lembrete tem regras próprias de canal e de quem recebe cada um, explicadas na fonte do lembrete.
ONDE ESTÁ CADA ASSUNTO
Entrada, calendário, visões de Mês, Semana e Dia, busca e colunas da lista: Agenda, por onde se entra e como a tela funciona.
Cadastrar, editar, excluir e trocar a situação de um compromisso: Agenda, cadastrar, editar e acompanhar a situação do compromisso.
Compromisso que se repete: Agenda, compromisso que se repete.
Aviso antes da hora e aviso do sino: Agenda, lembrete antes da hora e aviso na tela.
Ligar e desligar a conta do Google e o que vai para lá: Agenda, ligação com o Google Agenda.
Cadastro de situações, permissões da Agenda e relatório de agendamentos: Agenda, situações, permissões e relatório.