Agenda: cadastrar, editar e acompanhar a situação do compromisso
O QUE É O COMPROMISSO
O compromisso é o registro da Agenda. É nele que ficam o que precisa ser feito, quem responde por ele, com quem é o compromisso, a data, a hora, o local e a situação em que ele está. Tudo o que aparece na listagem e no calendário da Agenda é compromisso.
COMO CADASTRAR UM COMPROMISSO
Abra a Agenda e clique no botão Agendar, no alto da tela. Abre a janela Adicionar compromisso. Preencha o formulário e clique em Cadastrar.
Você também pode clicar direto num dia do calendário: abre o mesmo formulário já com aquela data preenchida.
Quando você abre um compromisso que já existe, esse mesmo formulário aparece com o botão Atualizar no lugar de Cadastrar. É a mesma tela nos dois casos, por isso o que vale para o cadastro vale para a edição.
Se você abrir o cadastro a partir de um orçamento, venda, ordem de serviço, contrato, locação ou cobrança, o nome do compromisso já vem pronto com o tipo e o número do documento (por exemplo, "Venda nº 1234") e o cliente já vem preenchido. Quando o documento tem previsão de entrega, a data e a hora também vêm dele.
OS CAMPOS DO COMPROMISSO
Compromisso. É o nome do compromisso e é obrigatório. Sem ele o sistema não salva, porque é esse texto que aparece na listagem, no calendário e no lembrete.
Responsável. É a pessoa que responde pelo compromisso. É obrigatório e já vem preenchido com quem está criando. Você pode trocar: digite parte do nome e escolha na lista de usuários.
Entidade. Diz com quem é o compromisso. Explicada na seção seguinte.
O campo da entidade escolhida. Logo ao lado da Entidade aparece o campo correspondente: Cliente, Fornecedor, Transportadora, Funcionário ou Outros.
Descrição. Texto livre para detalhar o compromisso.
Data. O dia do compromisso. É obrigatória.
Hora. O horário. Normalmente é opcional, mas vira obrigatório em uma situação, explicada mais abaixo.
Situação. Já vem marcada com a primeira situação da lista da sua empresa.
Lembrar com antecedência. Escolhe quanto tempo antes o lembrete sai. As opções são: Não enviar lembrete, 5 minutos, 15 minutos, 30 minutos, 1 hora, 2 horas, 4 horas, 6 horas, 12 horas e 1 dia.
Canal de envio. Só aparece depois que você escolhe uma antecedência. As opções são E-mail, SMS e WhatsApp, e você pode marcar mais de uma. Uma vez que a antecedência foi escolhida, o canal passa a ser obrigatório: se você deixar em branco, o sistema avisa "O campo Canal de envio é obrigatório" e não salva.
Local. Texto livre para onde o compromisso acontece.
Sincronizar com o Google Agenda. Caixa de marcação que só aparece quando o Responsável escolhido tem a integração com o Google ligada. Se o responsável não tem a integração, a caixa não é exibida, porque não há para qual conta enviar.
Ao cadastrar um compromisso novo existe ainda um botão para ativar a recorrência. Quando ele é ligado, o campo Data dá lugar aos campos de repetição. A recorrência tem fonte própria e não é tratada aqui.
O CUSTO DOS CANAIS SMS E WHATSAPP
E-mail é gratuito. SMS e WhatsApp são cobrados por mensagem enviada e consomem o saldo da carteira. Ao marcar um desses dois canais, a tela mostra o aviso de tarifação com o link Ver Custos, que abre os valores atualizados.
Se o saldo da carteira não cobrir o envio, o sistema mostra o aviso de saldo insuficiente e limpa os canais que você tinha marcado. Nesse caso é preciso adicionar saldo antes de escolher SMS ou WhatsApp.
A ENTIDADE DO COMPROMISSO
A Entidade diz com quem é o compromisso. As opções são Cliente, Fornecedor, Transportadora, Funcionário e Outros. Essa lista é fechada.
Cliente, Fornecedor, Transportadora e Funcionário buscam no cadastro do ERP: você digita parte do nome e escolhe na lista que aparece. Não dá para digitar um nome que não esteja cadastrado, porque o compromisso guarda o vínculo com aquele registro, e é por esse vínculo que o sistema depois sabe para quem enviar o lembrete e para onde levar o link na tela de visualização.
Outros é texto livre. Use quando o compromisso é com alguém que não está em nenhum desses cadastros.
Ao trocar a Entidade, o campo da pessoa fica vazio e você precisa escolher de novo. Isso é esperado: cada entidade busca em um cadastro diferente, e um cliente escolhido não vale como fornecedor. Escolha a entidade primeiro e depois a pessoa, para não perder o preenchimento.
QUANDO ESCOLHER UM CANAL DE LEMBRETE, A TELA MUDA
Escolher um canal de envio torna dois campos obrigatórios: a Hora e a pessoa da entidade.
A Hora vira obrigatória porque o lembrete é calculado para trás a partir do horário do compromisso. Sem hora não existe de onde descontar os minutos de antecedência, e o envio simplesmente não acontece.
A pessoa da entidade vira obrigatória porque o lembrete é enviado para o contato dela: o e-mail e o telefone do cliente, do fornecedor, da transportadora ou do funcionário escolhido. Sem a pessoa não há para quem enviar.
A linha de lembrete nem aparece quando a Entidade é Outros. Outros é texto livre, não tem cadastro por trás e portanto não tem e-mail nem telefone para o envio.
QUEM É O RESPONSÁVEL E QUEM É O CADASTRADO POR
Este ponto confunde no atendimento e vale ler com calma. São duas pessoas diferentes.
O Responsável é o campo do formulário. É quem responde pelo compromisso, e é por ele que a agenda de cada pessoa fica separada. Quem não tem a permissão de enxergar a agenda dos outros usuários só vê os compromissos em que ele mesmo é o Responsável.
O Cadastrado por é gravado à parte, automaticamente, com quem criou o registro. Ele não é editável e aparece na tela de visualização. Na visualização, a linha Responsável só é exibida quando o responsável é diferente de quem cadastrou, justamente para não repetir o mesmo nome duas vezes.
Por isso, se você cria um compromisso e coloca outra pessoa como Responsável, ele vai para a agenda dela, não para a sua.
COMO EDITAR
Na listagem, use o botão de editar do compromisso, ou abra a visualização e clique em Editar. A tela é a mesma do cadastro e o botão final passa a ser Atualizar.
Editar reabre o compromisso para ser notificado de novo. O sistema marca o registro como ainda não avisado, para que a notificação volte a acontecer com os dados novos.
Se você mudar a data ou a hora, os lembretes do compromisso são regravados com o novo horário e voltam para a fila de envio. É o comportamento desejado: um compromisso remarcado precisa avisar no horário certo, e não no antigo.
COMO MUDAR A SITUAÇÃO
A situação muda de dois jeitos.
O primeiro é pelo formulário de edição, no campo Situação. É o caminho rápido quando você já está editando o compromisso por outro motivo.
O segundo é o atalho da listagem: clique no selo colorido da situação, na coluna Situação. Abre a tela Alterar situação, com quatro campos: a nova Situação, o Atendente, uma Observação e o botão para anexar um arquivo. Repare que o Atendente dessa tela passa a ser o responsável do compromisso, então confira antes de confirmar. Os anexos aceitos são jpg, jpeg, png, gif, pdf, doc, docx, xls, xlsx, csv, txt, tiff, html, htm, ofx, pfx, zip, rar, xml e bmp. Abaixo dos campos, essa mesma tela já mostra o Histórico de situações do compromisso.
Existe uma diferença entre os dois caminhos e ela explica quase todas as dúvidas sobre o histórico: só a tela Alterar situação tem observação e anexo. Pelo formulário de edição a troca é registrada, mas sem observação e sem arquivo, porque esses campos não existem lá.
O HISTÓRICO DA SITUAÇÃO
Cada troca de situação grava uma linha no histórico. A linha guarda quem fez a troca, quando, para qual situação, e ainda a observação e o anexo quando a troca veio da tela Alterar situação.
Atenção a um detalhe da coluna Atendente do histórico: ela mostra quem fez a alteração, e não o Atendente que você escolheu na tela Alterar situação. Aquele campo serve para trocar o responsável do compromisso.
O histórico aparece na aba Histórico da tela de visualização do compromisso, com as colunas Data, Observação, Arquivo, Situação e Atendente. Quando há anexo, a coluna Arquivo traz o link de download. A aba só existe quando já houve pelo menos uma troca de situação; num compromisso recém-criado ela não aparece.
Não há como editar nem apagar uma linha do histórico pela tela. Ele é a linha do tempo do compromisso e serve para responder depois quem mexeu e por quê.
A TELA DE VISUALIZAÇÃO
A visualização tem até três abas. Dados gerais mostra o compromisso, a pessoa da entidade, a descrição, data e hora, local, situação, responsável, cadastrado por, cadastrado em e modificado em. Histórico mostra as trocas de situação. Lembretes lista o canal e a antecedência de cada lembrete. As abas Histórico e Lembretes só aparecem quando há conteúdo nelas.
Quando a entidade é Outros, o texto que você digitou aparece na linha Empresa/Pessoa.
Os nomes de cliente, fornecedor, transportadora e funcionário viram link para o cadastro correspondente no ERP, para você abrir a ficha da pessoa sem sair procurando.
COMO EXCLUIR
Na listagem, use o botão de excluir do compromisso. O sistema pede confirmação mostrando o nome do compromisso, e só apaga depois do seu aceite.
Excluir apaga só aquele compromisso. Os outros compromissos da listagem continuam onde estão.
Se o compromisso estava sincronizado com o Google Agenda, o evento correspondente também é removido de lá, para as duas agendas não ficarem divergentes.
O QUE COSTUMA DAR ERRADO
Cadastrei o compromisso e ele não aparece na minha agenda. A causa quase sempre é o Responsável: você deixou outra pessoa nesse campo, e o compromisso foi para a agenda dela. Quem não tem permissão para ver a agenda dos outros usuários só enxerga o que tem o próprio nome como Responsável. Abra o compromisso, veja o campo Responsável e corrija.
O campo Hora ficou obrigatório sem eu pedir. Você escolheu uma antecedência e um canal de envio. Sem hora o sistema não consegue calcular quanto tempo antes disparar o lembrete. Ou preencha a hora, ou volte a antecedência para Não enviar lembrete.
Não consigo salvar sem escolher o cliente. Mesma causa: com canal de envio escolhido, a pessoa da entidade passa a ser obrigatória, porque é para o contato dela que o lembrete vai.
Escolhi a antecedência e o sistema não salva. Depois de escolher a antecedência, o Canal de envio passa a ser obrigatório. Marque pelo menos um canal ou volte a antecedência para Não enviar lembrete.
Marquei WhatsApp ou SMS e a marcação sumiu sozinha. É o saldo da carteira: quando ele não cobre o envio, o sistema mostra o aviso de saldo insuficiente e limpa os canais. Adicione saldo e marque de novo.
A linha de lembrete sumiu da tela. A Entidade está em Outros. Outros é texto livre, não tem cadastro por trás e por isso não tem e-mail nem telefone de destino. Se precisa de lembrete, escolha uma entidade com cadastro.
Troquei a Entidade e perdi o nome que já tinha escolhido. É o comportamento esperado, porque cada entidade busca em um cadastro diferente. Escolha a Entidade antes de escolher a pessoa.
A caixa Sincronizar com o Google Agenda não aparece. Ela só é exibida quando o Responsável escolhido tem a integração com o Google ligada. Troque o Responsável ou ligue a integração para aquele usuário.
Mudei a situação e o histórico ficou sem observação. A troca foi feita pelo formulário de edição, que não tem esses campos. Para registrar observação e anexo, use o selo colorido da situação na listagem, que abre a tela Alterar situação.
Excluí um compromisso achando que apagaria os outros. Excluir apaga só aquele registro. Para tirar vários, é preciso repetir a exclusão em cada um.
Cliquei em excluir e apareceu "Você não tem permissão para realizar esta ação". Esse botão fica visível para todo mundo, mas a exclusão é conferida na hora do clique. Já os botões de visualizar e de editar simplesmente não aparecem para quem não tem a permissão. Tudo isso é controlado no cadastro de usuários e permissões do ERP, e não na Agenda.
O anexo do histórico não sobe. Confira a extensão do arquivo: a lista aceita é a informada na seção sobre alterar a situação, e o que estiver fora dela é recusado.