Agenda: situações, permissões e relatório

A Agenda tem um cadastro de situações só dela e um conjunto de permissões próprio, e nenhum dos dois fica onde a maioria das pessoas procura. Os três assuntos desta fonte andam juntos: a situação decide o que aparece na lista, a permissão decide quem enxerga o quê, e o relatório depende dos dois.

ONDE FICA O CADASTRO DE SITUAÇÕES
Abra a Agenda e vá em Configurações › Situações, ou, na tela de compromissos, clique em Mais ações e depois em Gerenciar situações. Você cai na tela Situações da agenda, que é o cadastro usado pelos compromissos da Agenda. A lista tem as colunas Nome, Cor, Exibir na listagem e Ações (visualizar, editar e excluir), o campo Buscar e o botão Adicionar. Se o item Gerenciar situações não aparece nesse menu, não é falha: ele só é exibido para quem tem a permissão de listar as situações.

O QUE VOCÊ DEFINE EM CADA SITUAÇÃO
São três campos: Nome, Cor e o interruptor Exibir na listagem ("Compromissos nesta situação aparecem no calendário e na lista.").
O Nome não pode se repetir dentro da empresa. Se repetir, o sistema responde "Esta situação já está cadastrada!" e não salva, para não deixar duas situações iguais disputando os mesmos compromissos.
A Cor sai de uma paleta fechada de doze opções, escolhidas clicando na amostra: Cinza, Amarelo, Laranja, Verde, Azul, Azul Claro, Vermelho, Púrpura, Preto, Roxo, Marrom e Rosa. Só essas doze são aceitas. Situação nova já nasce em Cinza.
Exibir na listagem é ligado (Sim) ou desligado (Não), e a lista mostra Sim ou Não na coluna. É o campo que mais gera chamado, e o porquê está na próxima seção.
A ordem das situações é definida arrastando as linhas na própria tela Situações da agenda. Ao soltar a linha, a nova ordem é gravada na hora, sem botão de salvar. No celular as linhas não se arrastam: mude a ordem pelo computador.

POR QUE UM COMPROMISSO SOME DA LISTA
Quando nenhuma situação está escolhida no filtro, a Agenda mostra apenas os compromissos cuja situação está com Exibir na listagem igual a Sim. Compromisso que está em uma situação marcada com Não fica de fora da lista e do calendário. Ele não foi apagado: volta a aparecer assim que você escolhe aquela situação no filtro Situação da busca avançada, que traz todas as situações cadastradas, inclusive as marcadas com Não. Essa é uma das causas mais comuns de "o compromisso sumiu".
No quadro da Agenda do painel inicial a regra é ainda mais fechada: ali entram somente compromissos de situações com Exibir na Listagem igual a Sim e somente os seus, sem filtro nenhum para mudar isso.
Antes de mexer em qualquer coisa, confira também estes três pontos. O período: a tela já abre com o mês atual, do dia 1 ao último dia, e compromisso de outro mês só aparece depois que você muda as datas ou vira o mês no calendário. A loja: a abertura da tela usa a sua loja atual, e é a busca avançada, com o campo Lojas em branco, que alcança todas as suas lojas. E o responsável, explicado na seção de permissões.

QUANDO O SISTEMA NÃO DEIXA EXCLUIR UMA SITUAÇÃO
A trava é uma só: situação que já tem compromisso ligado a ela não é excluída. O sistema recusa e informa quantos estão presos, em uma mensagem no formato "Esta situação não pode ser deletada, pois existem 34 agendamentos vinculadas a ela." A contagem vem justamente para você saber o tamanho do trabalho. O caminho é mover esses compromissos para outra situação e só depois excluir a antiga.

O QUE ACONTECE AO RENOMEAR UMA SITUAÇÃO
O nome novo passa a valer para todos os compromissos daquela situação. Não existe renomear "só daqui para frente".
Na lista de compromissos e no histórico de situação o nome novo aparece imediatamente, porque essas telas leem o nome direto do cadastro de situações.
O relatório de agendamentos é diferente: ele lê o nome que ficou gravado dentro de cada compromisso. Quando a situação tem menos de cinco mil compromissos, essa gravação é feita na mesma hora. De cinco mil em diante, ela entra em uma fila processada em segundo plano, em lotes, uma troca de nome por vez. Nesse intervalo o relatório ainda pode sair com o nome antigo em parte das linhas. Não repita a troca de nome: repetir só reinicia a fila daquela situação. Gere o relatório de novo mais tarde.

ONDE FICAM AS PERMISSÕES DA AGENDA
Aqui está o ponto que confunde até administrador. A lista de itens que aparece na tela de permissões é montada de acordo com o aplicativo pelo qual a tela foi aberta. Por isso, para trabalhar as permissões dos compromissos, abra usuários, grupos de usuários ou permissões por dentro da própria Agenda. São as mesmas telas que você já conhece, só que abertas pelo caminho da Agenda, e é por isso que quem procura pelo caminho de sempre não encontra os itens de compromisso.
O cadastro do usuário em si e o funcionamento geral da tela de permissões são do ERP e estão explicados nas fontes do ERP. O que muda aqui é o caminho e a lista de itens.

O QUE A AGENDA CONTROLA POR PERMISSÃO
No bloco Agendamentos são oito itens: Listar, Adicionar, Editar, Visualizar detalhes, Deletar, Alterar situação, Acessar de outras lojas e Acessar de outros funcionários.

O QUE MUDA NA TELA QUANDO FALTA CADA UMA
Sem Listar, a tela de compromissos não carrega e o sistema devolve o aviso de falta de permissão.
Sem Adicionar, some o botão Agendar e o clique num dia do calendário não abre o cadastro.
Sem Editar, some o lápis da linha e o botão Editar ao abrir o compromisso, e os eventos do calendário não se arrastam.
Sem Visualizar detalhes, a lupa não aparece, o nome do compromisso deixa de ser link e o clique no evento não abre nada.
Sem Deletar, a opção Excluir não aparece no botão de três pontos da linha.
Sem Alterar situação, a etiqueta colorida deixa de abrir a janela e a opção Alterar situação some do menu de três pontos e do compromisso aberto.
Sem Acessar de outros funcionários, a pessoa enxerga apenas os compromissos em que ela é a Responsável, e o filtro Responsável nem aparece na busca avançada dela.

QUERO ACOMPANHAR A AGENDA DA EQUIPE
Essa é a resposta para o pedido mais comum de gestor, e ela tem duas partes.
A primeira é a permissão Acessar de outros funcionários. Sem ela não existe ajuste na tela que resolva, porque a restrição é aplicada na própria consulta.
A segunda é como a tela abre. Ao entrar na Agenda, a lista e o calendário trazem só os compromissos em que você é a Responsável, mesmo para quem tem a permissão. Quem enxerga os outros é a busca: acione Buscar e, com a permissão, aparece o filtro Responsável, onde você escolhe a pessoa que quer acompanhar. Deixando esse filtro em branco e mandando buscar, vêm os compromissos de todos.
Quem é o Responsável de cada compromisso vem do campo Responsável do formulário do compromisso, que já vem preenchido com quem está agendando e pode ser trocado na hora.

RELATÓRIO DE AGENDAMENTOS
No menu da Agenda, clique em Gerar relatório. O relatório abre direto na tela, como uma lista, já com os compromissos do mês atual. No alto fica o período, com atalhos de período e a opção Todo o período, e o botão Busca avançada, com os filtros Loja, Responsável, Período, Situação e Entidade. Loja só aparece quando o seu usuário tem mais de uma loja; Responsável só aparece para quem tem a permissão Acessar de outros funcionários.
As colunas são Compromisso, Tipo de entidade, Entidade, Data, Hora, Local, Descrição e Situação, e a coluna Responsável entra para quem tem Acessar de outros funcionários. Quem não tem essa permissão recebe apenas os próprios compromissos. Os compromissos saem ordenados por data e hora.
Os botões Imprimir e Exportar geram o arquivo do que está na tela: Imprimir abre a versão em PDF e Exportar baixa uma planilha do Excel. No celular, os dois ficam no botão de engrenagem.
O relatório mostra até 2.000 compromissos. Passando disso, aparece o aviso "Mostrando os primeiros 2000 compromissos. Refine o período ou os filtros para ver os demais.".
Uma diferença útil: o relatório não aplica o Exibir na listagem. Compromissos em situações marcadas com Não saem nele normalmente, o que ajuda a confirmar que nada foi perdido.

O QUE COSTUMA DAR ERRADO
"O compromisso sumiu da lista." Confira nesta ordem: o período, que abre sempre no mês atual; a loja, que abre sempre na loja atual; a situação, que pode estar com Exibir na Listagem igual a Não; e o responsável, já que a tela abre mostrando só os seus compromissos. Escolher aquela situação no filtro da busca avançada confirma o segundo caso na hora.
"Não consigo ver a agenda da minha equipe." Falta a permissão Acessar de outros funcionários, ou falta acionar a busca: sem buscar, a tela mostra apenas os seus compromissos.
"Sumiu o botão Agendar", "sumiu a lupa", "sumiu o lápis" ou "sumiu o Excluir". São as permissões de Adicionar, Visualizar detalhes, Editar e Deletar, respectivamente. Os botões não ficam cinzas, eles deixam de ser exibidos.
"Não consigo excluir uma situação." Ela tem compromissos ligados a ela, e a mensagem diz quantos. Mova esses compromissos para outra situação antes de excluir.
"Renomeei a situação e o relatório saiu com o nome antigo." Em situação com muito compromisso a troca do nome dentro de cada compromisso é feita aos poucos, em segundo plano. Gere o relatório de novo mais tarde.
"Não acho as permissões da Agenda." Abra usuários, grupos de usuários ou permissões por dentro da Agenda: a lista de itens muda conforme o aplicativo pelo qual a tela foi aberta.
"O menu Gerenciar situações não aparece." Esse item depende da permissão de listar as situações da Agenda para aquele usuário.
"O relatório de agendamentos não abre." O relatório exige a permissão do relatório; libere o bloco Relatório da Agenda para o usuário.