Emitir NFS-e: de onde ela nasce, ISS, retenção e impostos federais

O formulário da NFS-e é bem diferente do da NF-e, porque serviço se tributa de outro jeito — e por outro órgão.

ANTES DA PRIMEIRA NOTA
Três conferências que evitam a maior parte dos problemas de estreia:
- CERTIFICADO DIGITAL A1 vinculado. Certificado A3, em token ou cartão, não serve para nota de serviço.
- Em Configurações › Dados da empresa: INSCRIÇÃO MUNICIPAL e REGIME ESPECIAL DE TRIBUTAÇÃO preenchidos.
- Em Configurações › Gerais › aba Fiscal, bloco NFS-e: ÚLTIMO RPS e SÉRIE DO RPS. Se você já emitia pela prefeitura ou por outro sistema, informe o último RPS usado lá, para a numeração continuar dali. Na primeira emissão, deixe zero. O número do RPS não é o mesmo número da NFS-e.

A maioria das prefeituras também exige credenciamento prévio do emissor — isso se resolve com a prefeitura ou com o contador, não no sistema.

DE ONDE A NFS-e PODE NASCER
Além da emissão avulsa, em Fiscal › Notas de serviços › Adicionar, ela pode sair pronta de outros lugares, pelo menu de ações de cada registro:
- de uma VENDA de produtos ou de serviços, no submenu Emitir › NFS-e;
- de uma ORDEM DE SERVIÇO;
- de um CONTRATO de serviços — o caminho de quem fatura mensalidade;
- de um LANÇAMENTO DO FINANCEIRO, a partir do recebimento.

Em todos, o formulário abre com os dados já preenchidos e você só confere.

DADOS GERAIS
Nº RPS, natureza da operação, MUNICÍPIO DA INCIDÊNCIA DO ISSQN e data/hora de emissão.

O município da incidência é um campo que não existe na NF-e e importa muito: é ele que diz para qual cidade o ISS é devido. Serviço prestado fora da sua cidade pode ter ISS devido no município do tomador — e é aqui que isso se declara.

AS SEIS NATUREZAS DE OPERAÇÃO
Tributação no município, tributação fora do município, tributada com redução da base de cálculo, imune, exigibilidade suspensa por decisão judicial e exigibilidade suspensa por procedimento.

O TOMADOR
É assim que a NFS-e chama o cliente. Busca por nome, CPF ou CNPJ, e traz razão social, inscrição municipal, endereço e contato.

Há também a opção de INFORMAR O LOCAL DA PRESTAÇÃO DO SERVIÇO, quando ele foi executado em endereço diferente do cadastro.

OS SERVIÇOS
Descrição do serviço, ATIVIDADE DE SERVIÇO (a que você cadastrou nas opções auxiliares), código NBS, código de tributação municipal, CNAE e descrição da atividade.

Há ainda um bloco próprio para SERVIÇOS RELACIONADOS À CONSTRUÇÃO CIVIL, que tem exigências específicas.

OS VALORES — ONDE MORA O ISS
Valor dos serviços, valor de deduções, descontos, base de cálculo, alíquota, valor do ISS e a caixa RETIDO.

ISS RETIDO é o campo que mais gera dúvida: quando marcado, quem recolhe o imposto é o TOMADOR, não você. O valor sai da nota e o cliente paga direto à prefeitura.

Marcar retido por engano faz o imposto não ser recolhido por ninguém — você acha que o cliente paga, e ele acha que você pagou.

OS IMPOSTOS FEDERAIS
A NFS-e tem campos para IR, CSLL, COFINS, PIS e INSS, cada um com alíquota e valor. São as retenções que certos tomadores fazem na fonte — comum em contrato com órgão público e grande empresa.

E há a chave DESCONTAR IMPOSTOS DO VALOR TOTAL, que decide se as retenções saem do valor a receber ou não.

IBS E CBS
O formulário já traz um bloco de IBS/CBS, com valores de referência da reforma tributária.

O RESUMO
No rodapé, o total: serviço, deduções, descontos, ISS e o TOTAL LÍQUIDO — o que efetivamente entra.

Se o valor líquido veio diferente do combinado com o cliente, olhe as retenções e a chave de descontar impostos antes de suspeitar de erro.