CFOP e situação tributária: de onde vieram e onde se muda

CFOP e situação tributária são as duas informações que mais fazem nota voltar — quase sempre porque uma contradiz a outra. Entender de onde cada uma vem é o que evita corrigir a mesma coisa toda semana.

ONDE ELAS APARECEM NA NOTA
Abrindo a nota e clicando para editar um item:
- CFOP fica na aba Detalhes
- Situação tributária fica na aba do imposto correspondente — ICMS, IPI, PIS, COFINS

São abas diferentes do mesmo item. Ajustar ali resolve a nota que está na sua frente.

MAS ELAS NÃO NASCERAM ALI
O sistema preenche esses campos sozinho, a partir de duas configurações:

A natureza da operação, escolhida no topo da nota, define o CFOP dos itens — e também o tipo da nota (entrada ou saída), a finalidade de emissão, o consumidor final e o tipo de atendimento.
Ela fica cadastrada em Fiscal › Opções auxiliares › Naturezas de operações.

A regra fiscal define a situação tributária, as alíquotas e as bases de cálculo.
Ela fica em Fiscal › Opções auxiliares › Tributações, e também pode estar amarrada ao próprio produto, no bloco Regras fiscais da aba Fiscal do cadastro.

COMO DESCOBRIR ONDE CONSERTAR
Olhe o padrão das notas que estão falhando:

  • Falha em todas as notas de um mesmo tipo de operação — toda venda, toda remessa, toda devolução: o ajuste é na natureza da operação.
  • Falha só em alguns produtos: o ajuste é na regra fiscal que eles usam.
  • Falha numa nota isolada, com produto e operação que sempre funcionaram: provavelmente alguém mexeu à mão naquele item.

UM CUIDADO COM A ORDEM
Trocar a natureza da operação dentro da nota reescreve o CFOP de todos os itens. Se você já tiver corrigido item por item e depois mexer na natureza, o trabalho se perde.
Ajuste a natureza primeiro. Os itens depois.

O MESMO VALE PARA O DESTINATÁRIO
Trocar o destinatário ou o estado dele também faz o sistema recalcular os itens e reaplicar a regra fiscal. Por isso o certo é fechar os dados da nota primeiro e mexer nos itens por último.

QUANDO A FINALIDADE TAMBÉM ENTRA
Em devolução, complementar e nota de crédito, o CFOP precisa combinar também com a Finalidade de emissão, lá no início da nota. Item com CFOP de devolução numa nota que não está marcada como devolução é recusado.

QUEM DECIDE
Qual CFOP e qual situação tributária se aplicam à sua operação é definição da sua contabilidade. O sistema garante que as duas sejam informadas e mantém as regras cadastradas; a combinação correta é matéria fiscal.