Permissões das notas fiscais: quem emite, cancela, imprime e enxerga cada nota
Quando alguém não consegue emitir, cancelar ou nem ver uma nota fiscal, a causa costuma estar em uma destas três camadas — e vale conferir nesta ordem.
1. O bloco daquele tipo de nota existe na tela de permissões da empresa?
As permissões de notas ficam todas na seção Notas fiscais, com um bloco por tipo de nota: Notas de produtos, Notas do consumidor, Notas de serviços e Notas fiscais de compras. Nem sempre os quatro aparecem — Notas fiscais de compras, por exemplo, não está em todas as empresas. E não adianta procurar o emissor em Meus aplicativos: ele é uma parte do ERP, não um aplicativo à parte — não tem card, não tem período de teste e não é vendido avulso.
2. O usuário, ou o grupo dele, tem a caixinha marcada?
O ajuste fica em Configurações › Usuários. Pelo botão Grupos de usuários você chega à lista de grupos, e o ícone de cadeado abre as Permissões de grupo; o cadeado na linha da própria pessoa abre as Permissões de usuário, que sobrepõem o que está no grupo. O usuário master e o grupo master não podem ser alterados — o sistema recusa e avisa. Depois de mexer, peça à pessoa para sair e entrar de novo.
3. É permissão mesmo, ou é a situação da nota?
Boa parte do que parece bloqueio de acesso é regra da nota, não falta de caixinha.
As permissões que mais geram chamado
- Acessar de outros funcionários — sem ela, a listagem mostra só as notas que a própria pessoa emitiu. O cliente descreve como "sumiram as notas" ou "não vejo o que a minha colega emitiu". Repare: não some botão, some nota da lista. Existe uma dessas em cada tipo de nota, e liberar em um tipo não libera nos outros.
- Emitir — é o que autoriza transmitir a nota. Sem ela o sistema recusa o envio.
- Cancelar — é separada de Emitir e separada de Deletar. Ter uma não dá a outra.
- Deletar — na prática só apaga nota Em aberto ou Reprovada. Aprovada, Denegada, Cancelada, Enviando ou Corrigida o sistema não exclui, e a mensagem que aparece diz em que situação a nota está. Nesses casos o caminho é cancelar, não excluir.
- Excluir várias notas de uma vez só funciona para o usuário master. Não existe caixinha que libere isso para outra pessoa.
- Gerar carta de correção e Imprimir carta de correção existem só no bloco das notas de produtos. Nota do consumidor e nota de serviço não têm carta de correção.
- Imprimir DANFE cobre também o DANFE simplificado — é a mesma caixinha, não há uma para cada formato.
- Na nota de serviço o rótulo muda: em vez de "Imprimir DANFE", a caixinha se chama Imprimir NFS-e.
- Notas fiscais de compras é o bloco mais curto do módulo: só Listar, Importar xml, Baixar XML e Deletar. Ali não existe Visualizar, Adicionar nem Editar.
Permissões de outros blocos que travam a nota
- Clientes › Adicionar: sem ela, o atalho de cadastro rápido de cliente dentro da nota não aparece, mesmo com Emitir liberada.
- Naturezas de operações › Adicionar e Transportadoras › Adicionar: mesma história no formulário da nota de produtos — some o atalho de cadastrar na hora.
- Atividades de serviços › Adicionar: idem dentro da nota de serviço.
- Gerar a compra a partir de um XML importado usa a permissão de compras, não a do fiscal. É comum a pessoa importar o XML e travar justamente na hora de lançar a compra.